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Les différents types de salles pour votre séminaire

La réunion sera l’un des éléments clés de votre séjour : le nombre de salles et le choix de leurs montage sera alors déterminant pour mieux capter l’attention de vos collaborateurs et faciliter la communication. Le rôle du réceptif sera de vous orienter et vous conseiller afin d’optimiser l’utilisation des salles.

De manière générale, nous appelons salle plénière, un espace qui permettra à l’ensemble du groupe de se réunir (valable pour les grands groupes). Nous la distinguons de la salle de sous commission ou breakout prévue pour des sous-groupes et le travail en équipe.

L’élément déterminant pour choisir votre type de salle est le nombre de collaborateurs présents, vous organisez…

  • une réunion d’un comité de direction de 15 personnes
  • une journée d’étude pour 40 personnes
  • un symposium avec la venue de plus de 300 partenaires
    => la disposition doit être adaptée.

Nous allons à présent voir l’ensemble des dispositions possibles afin de vous aider pour votre prochain événement. Quel type de salle choisir et comment l’organiser ?

Choisissez un montage classique pour votre conférence

Montage en théâtre

Vous disposerez seulement de chaises orientées vers la scène.

salle de reunion en theatre pour une conférenceLes + :

  • adaptée aux très grands groupes et aux réunions durant lesquelles vos collaborateurs n’auront pas besoin de prendre de notes.

Idéale pour :

  • une réunion rapide de présentation du séjour.
  • nous préconisons avec cette configuration l’utilisation de micro et équipements de son pour un résultat de qualité.

Montage en école

Vous serez installés comme dans une salle de classe avec des tables et chaises.

Les + :

  • considérée comme trop scolaire par certains, elle vous permettra d’obtenir une bonne attention de la part de l’auditoire.
  • configuration la plus utilisée, elle permet la prise de note et reste plus confortable lors de réunions pouvant durer une journée complète.
  • s’adapte à toute taille de groupe : de 10 à 200 personnes voire plus (selon la capacité de l’hôtel).

Montage en U

Réservée à de plus petits groupes (nous le conseillons pour une trentaine de personnes maximum).salle de reunion pour un comité de direction

Les + :

  • idéale si vous souhaitez communiquer et échanger. Tous vos collaborateurs vont intervenir voire débattre ? Choisissez la disposition en U.
  • notez que cela n’empêche en aucun cas de visualiser en même temps une présentation powerpoint, elle restera visible par toute l’assemblée.

 

Optez pour un montage original pour votre workshop

Vous n’y avez peut être pas pensé, mais certaines dispositions plus originales sont parfois mieux adaptées à votre activité ou à l’objectif de votre meeting.

Montage en demi-lune

Les tables rondes ne sont occupées que sur une moitiée, le public est orienté vers l’écran.salle de reunion montage demi lune

Les + :

  • chacun voit facilement la projection.
  • les participants pourront échanger facilement avec les personnes présentes à leur table.

Idéale pour :

  • une journée d’étude avec introduction pour l’ensemble du groupe puis le travail en équipe sur chaque table.

Montage en îlots ou cabaret

Similaire au montage en demi-lune, même si les participants n’auront pas tous un accès aisé à la présentation et à l’écran.

Les + :

  • le travail en équipe est facilité.
  • les îlots donnent une impression moins formelle, la communication est mise en avant.
  • vos collaborateurs pourront se déplacer plus facilement.

Enfin quelques éléments à ne pas négliger

La disposition et le choix de votre salle de réunion doit également tenir compte de ces derniers éléments :

  • une salle suffisamment spacieuse
  • privilégier les espaces avec lumière naturelle, plus confortables pour vos collaborateurs.
  • choisir des équipements audio et visuels de qualité et adaptés au nombre de personnes présentes lors de votre réunion : videoprojecteur / écran LED / micro et son.
  • pensez aux bouteilles d’eau, blocs notes, paper board et si besoin aux pauses café.

Vous avez à présent toutes les clés en main pour organiser la réunion de votre prochain séjour.
Toutefois, si vous avez le moindre doute, n’hésitez pas à demander conseils à nos chefs de projets qui se feront un plaisir de vous conseiller.

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Merci à Thomas Lefebvre - Photographe Barcelone