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Les étapes de l’organisation d’un séminaire

Vous souhaitez organiser un séminaire pour l’année 2020 voire 2021 mais vous ne savez pas par où commencer ? Voici notre petit guide qui reprend les différentes étapes à suivre; cela vous facilitera la vie. Finalement lorsque l’on est accompagné par des professionnels du secteur, un séminaire peut être assez simple à préparer.

Certaines entreprises choisiront d’organiser leur événement seulement un à deux mois à l’avance, toutefois par expérience nous vous recommandons de vous y prendre environ 6 mois avant pour pouvoir : 

  • assurer les disponibilités de l’hôtel et des lieux
  • obtenir de meilleurs tarifs
  • ne pas devoir tout préparer dans l’urgence avec le stress que cela génère

Par où commencer ?

Déterminer la date et la durée du séjour

A quelle période le séjour sera-t-il organisé ? Selon le motif du séminaire: présentation d’un nouveau produit, bilan de clôture annuel, date anniversaire; un mois de l’année va être défini pour votre séminaire.
La date dépendra aussi des disponibilités de vos collaborateurs ou partenaires (éviter les mois de juillet et août privilégiés pour les congés d’été).

Choisissez ensuite les jours exacts et la durée du séjour : 3 jours / 2 nuits ou 4 jours / 3 nuits sont les durées les plus courantes; le facteur budget est souvent décisif.

Palmiers en EspagneOù partir en séminaire ? 

Vient ensuite le choix de la destination; pour des séjours courts de moins d’une semaine, nous vous conseillons un lieu avec vol direct et à moins de 3h de vol pour optimiser le temps sur place.

Que pensez-vous de l’Espagne ? Destination soleil, à 1h30 de Paris ! 

Contacter une agence pour vous faciliter la vie

Une agence vous proposera un séjour clé en main, sur mesure et adapté à votre budget.

Pour cela privilégiez les agences réceptives (ou DMC); situées sur place, elles sont expertes de la destination et proposent généralement des tarifs plus compétitifs.

Analyse des devis et validation du projet

L’agence vous enverra un ou plusieurs devis; n’hésitez pas à poser des questions ou demander des modifications du séjour; l’agence est là pour vous aider. Lorsque le devis correspond au séminaire de vos rêves, validez le projet !

La suite après la validation du devis

Les informations logistiques à transmettre à la DMC

En dehors des données financières et administratives, l’agence vous demandera différentes informations pour finaliser l’organisation :

  • la rooming list ou l’attribution des chambres d’hôtel
  • les allergies éventuelles, le choix des menus
  • vos numéros de vols et informations de contact

Vous n’aurez qu’à vous laisser guider et essayer de transmettre les informations en temps et en heure.

Réception de votre carnet de route

Quelques jours avant le séjour, l’agence vous transmettra un carnet de route reprenant tout le programme de votre séminaire, les contacts d’urgence et autres infos utiles.

Dernière relecture du document, diffusion auprès des collaborateurs et préparation de votre valise, le jour J approche !

L’événement

Arrivés à destination, l’équipe organisatrice vous prendra en charge et vous assistera durant tout votre séminaire. Vous n’avez plus qu’à profiter de ce séminaire de folie !

Maintenant que vous avez toutes les informations, reprenez l’étape numéro 1, définissez la date de votre événement, et contactez-nous !

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Merci à Thomas Lefebvre - Photographe Barcelone